Oreco confie la gestion de ses plannings à Visual Planning

Contexte

​En 2021, Oreco lance un projet de refonte complet de ses applicatifs métier pour assurer la sécurité et pérennité de son système informatique. Les logiciels en place, souvent développés sur-mesure sur des technologies parfois vieillissantes, sont peu à peu remplacés par des solutions plus modernes, intuitives et sécurisées.

Le logiciel de planning alors en place n’y échappe pas. Développé sur-mesure il y a plus de 15 ans sur une technologie vieillissante, l’outil commence à poser des problèmes d’évolutivité. S’il convient au métier d’un point de vue fonctionnel, il devient cependant difficile à maintenir et faire évoluer. La direction d’Oreco prend alors la décision de changer d’outil.

« On a voulu moderniser des outils critiques pour l’entreprise en engageant un projet de refonte ».

La découverte de Visual Planning

Il n’a pas été facile de faire accepter aux métiers de remplacer notre outil par un autre car ils en étaient satisfaits.

Oreco se lance alors dans la recherche d’outils de planification sur Internet. Au total, plus d’une centaine d’applicatifs sont étudiés, deux solutions sont finalement retenues et examinées plus en détail. A l’issue de cette analyse, Visual Planning s’impose alors comme le choix idéal pour Oreco.

Le choix de Visual Planning

Plusieurs critères auront été déterminants dans le choix de Visual Planning pour Oreco.

​La possibilité d'héberger le logiciel en interne

« Il est indispensable pour nous d’installer les logiciels sur nos serveurs » souligne Philippe Roy. 

En France, la consommation et le commerce d’alcool sont taxés par les douanes françaises. C’est ce qu’on appelle les droits d’accises. Pour qu’une citerne soit autorisée à quitter les locaux d’Oreco, elle doit avoir reçu une autorisation de circuler par les douanes. Le volume d’alcool exact contenu dans la citerne devra également être déclaré à la douane. « On ne peut donc pas se permettre d’être bloqué, ne serait-ce qu’une heure ». Une heure peut bloquer des dizaines de camions et engendrer une perte financière pour l’entreprise et ses clients.

Nous sommes tenus d’avoir des logiciels 100% disponibles de 7h à 19h30. Notre système d’information ne peut pas se permettre de ne pas être disponible, c’est obligatoire.

L’entreprise dispose pour cela d’une « infrastructure digne d’une grande entreprise » leur permettant d’assurer cette disponibilité. « L’informatique chez nous est prise très au sérieux ». La possibilité d’installer Visual Planning en local sur les propres serveurs de l’entreprise était donc un critère clé pour Oreco.

​Des capacités de paramétrage très élevées

Dès le début, les capacités de paramétrage de Visual Planning nous sont parues très élevées, et ça ne s’est pas démenti depuis.

Cet outil du marché répond à nos besoins dans sa version standard, et on peut aussi faire des choses sur-mesure, souligne Philippe.

L’implication de l’équipe Dilog (intégrateur Visual Planning)

Elle a su nous convaincre et je ne regrette pas du tout ce choix.

Une fois l’outil trouvé, Philippe Roy se met en quête de trouver un intégrateur Visual Planning capable de comprendre son besoin et lui proposer des solutions adaptées. « On a cherché une entreprise à taille humaine et on est tombé sur Dilog ». Dès sa première conversation avec Carole Bretaud (directrice associée de Dilog), Philippe Roy décèle une implication forte de l’équipe, qui ne s’est pas démentie depuis.

Très rapidement, Carole Bretaud et Swan Tanguy (consultant-développeur) prennent le projet à-bras-le-corps. « Non seulement le discours de Carole nous a convaincu, je l’ai trouvée très pertinente et à l’écoute. Mais en plus elle est venue avec une personne technique, ce qui donne une impression du niveau d’implication de la personne ». En parallèle des discussions, l’équipe de Dilog réalise un prototype Visual Planning pour permettre à la direction d’Oreco de se projeter dans l’outil. « Quand je suis allé voir la direction, je ne suis pas venu les mains vides et ça a convaincu la direction assez vite », se rappelle Philippe.

Une mise en place de Visual Planning par étape et sans encombre pour le métier

En 2024, les premiers paramétrages sur Visual Planning commencent pour Oreco avec la récupération des données de l’ancien logiciel. Des points d’étape sont organisés régulièrement entre les équipes métiers d’Oreco et l’équipe de Dilog. Des deux côtés, le travail se fait en mode agile, avec des échanges réguliers pour avancer ensemble. « On a fait en sorte que le métier s’imprègne au fur et à mesure de l’outil et nous fasse des retours ». Une méthode très itérative et bénéfique pour Oreco. « Au final, on a un produit qui est suffisamment proche de ce que les utilisateurs souhaitent avec un fort potentiel d’amélioration ».

Aujourd’hui, Oreco dispose de 18 licences nommées en administration et 7 licences nommées en lecture seule, dédiées à la simple consultation des plannings. L’entreprise travaille exclusivement avec la version installée de Visual Planning (VPDesk), dans sa dernière version disponible, la V9. L’outil est par ailleurs connecté à l’ERP et au logiciel de gestion d’entrepôt (WMS) de l’entreprise, pour une remontée en temps réel des données et une centralisation des informations.

Des bénéfices concrets pour Oreco

Pour Oreco, l’objectif principal de cette refonte logiciel était de reproduire quasi à l’identique les fonctionnalités du logiciel précédent, pour une transition sans difficulté pour les équipes métier.

​• Une reproduction fidèle de l’ancien outil, avec un périmètre fonctionnel étendu

« La première version de Visual Planning devait couvrir le même périmètre fonctionnel que notre ancien logiciel » insiste Philippe.

Le remplacement de l’outil devait être presque transparent pour les utilisateurs métiers et nous sommes parvenus à le faire.

Les processus métier des collaborateurs ont donc très peu changé, mais ils bénéficient à présent d’un outil plus sécurisé, paramétrable et surtout évolutif.

• Des possibilités d'évolutions

« On sent que les capacités de paramétrages de Visual Planning ont ouvert le futur pour nous », reconnait Phillipe.

Avec l’ancien outil, il était devenu difficile, voire risqué, pour les équipes d’Oreco d’apporter la moindre modification sans que cela ne crée des problèmes de fonctionnement. Désormais, grâce à la richesse fonctionnelle de Visual Planning, les possibilités d’évolution sont plus ouvertes. « On sent qu’avec Visual Planning, le métier va pouvoir bénéficier d’autres fonctionnalités », ajoute-t-il.

Philippe Roy tempère toutefois. Après seulement un an d’utilisation, l’objectif principal était avant tout de s’approprier pleinement Visual Planning. Les équipes ont donc volontairement choisi de stabiliser les usages et consolider les pratiques, avant d’y apporter de la nouveauté. Dans un second temps, Oreco prévoit de faire évoluer progressivement l’outil et d’intégrer des fonctionnalités supplémentaires.

• Une planification efficace de l'activité

Oreco utilise principalement Visual Planning pour organiser et planifier ses ressources au quotidien. Les équipes disposent pour cela de 3 plannings :

• Un planning pour gérer les camions-citernes : disponibilité, heure d’arrivée, créneaux de rendez-vous, rotation, etc.
• Un planning pour les activités de chais : gestion des contenants, remplissage, dépotage, mesure des niveaux d’alcool, suivi des cuves, etc.
• Un planning pour les collaborateurs : affectation des équipes, disponibilités, absences, formation, calcul des temps d’intervention, etc.

On a besoin de savoir combien de temps chaque opération va durer. En fonction du volume de la citerne et du nombre de personnes mobilisées, Visual Planning est capable de faire automatiquement le calcul. Notre planning s’ajuste ensuite automatiquement en fonction des paramètres saisis lors de la planification.

Les équipes disposent ainsi d’une visibilité en temps réel : dès qu’une activité est terminée, son bilan est instantanément mise à jour dans Visual Planning.

En communication constante avec les autres logiciels de l’entreprise, Visual Planning joue un rôle central dans la coordination de l’activité, à l’image de la gestion des camions citernes par exemple. « Au départ, nous créons une demande client dans le WMS. Le WMS nous donne la visibilité sur la disponibilité des cuves et leur emplacement, puis on crée des rendez-vous citerne avec Visual Planning pour alimenter cette demande ».

« Toutes les informations sont disponibles sur Visual Planning, qui centralise tout ce qui concerne la planification », conclut-il.

• Une relation partenariale forte avec l’intégrateur

On sent que Dilog s’occupe bien de nous, répond bien à nos attentes, ce sont des personnes très réactives.

Dès qu’il y a un problème avec Visual Planning, les équipes d’Oreco ne restent jamais bloquées très longtemps et Dilog propose rapidement des solutions de contournement. « Là-dessus ils sont irréprochables ».

Par ailleurs, la montée en compétences des équipes de Dilog sur le métier d’Oreco facilite les considérablement les échanges. « Swan a su se montrer très pertinent, il a appris très vite la terminologie métier, ce qui m’a étonné car elle est quand même assez complexe », poursuit Philippe Roy. Grâce à cette compréhension fine du besoin, les solutions proposées par Dilog sont systématiquement alignées avec les enjeux métiers des équipes d’Oreco.