Comment le Groupe Boutin a transformé son reporting grâce à MyReport x Divalto Comptabilité

Contexte

​A son arrivée dans le Groupe Boutin, Denis Deloffre constate que l’entreprise utilise déjà MyReport, mais uniquement le module Builder. Cet outil, intégré à Excel, permettait aux équipes de concevoir en quelques clics leurs reporting, tableaux et graphiques directement dans Excel, sans avoir à saisir manuellement toutes les formules. Les données étaient automatiquement récupérées de l’ERP Divalto et stockées dans un entrepôt de données MyReport avec les règles de gestion associées.

En revanche, le module Page, qui offre la possibilité de créer des tableaux de bord visuels et interactifs, accessibles via un simple navigateur, n’était pas encore déployé. Les reporting restaient donc limités à des fichiers Excel et à des graphiques créés ponctuellement, un mode de fonctionnement souvent chronophage et sujet aux erreurs de saisie.

Problématiques rencontrées

Absence de gestion multi-sociétés

L’ERP ne permettait pas de regrouper automatiquement les informations provenant de différentes sociétés. Pour obtenir une vision globale de l’ensemble des activités, clients et articles du Groupe, les équipes devaient multiplier les fichiers et les onglets, rendant l’analyse et le suivi fastidieux.

« Pour connaitre l’encours d’un client transitant dans les différentes sociétés du Groupe, il fallait aller chercher dans un dossier, puis dans un autre, puis dans un autre ».

Des reporting chronophages et peu lisibles

Avec la multiplication des fichiers Excel et des onglets pour chaque société, les équipes consacraient beaucoup de temps à créer ou croiser les tableaux, puis à imprimer des documents pour comparer les données entre elles.

On voyait les limites : beaucoup de données, beaucoup de chiffres pas forcément très synthétiques, pas forcément très faciles à lire, à partager.

Des données difficiles à partager en comité de pilotage

En réunion de direction, l’abondance de chiffres et de lignes rendait les reporting difficiles à lire et à interpréter.

« Pour un technicien comme moi, ça allait. Les responsables de services arrivaient à s’y retrouver aussi. Mais en comité de pilotage, avec des personnes plus éloignées du quotidien, c’était un peu imbuvable. Ils voyaient des beaux tableaux avec beaucoup de lignes, mais n’y comprenaient pas grand-chose ».

Au-delà de l’extraction brute des données, les équipes avaient besoin de représentations plus visuelles et intuitives : graphiques, camemberts, variations, couleurs… Autant d’éléments qui donnent du sens aux chiffres et facilitent la prise de décision.

Si Denis Deloffre reconnait qu’il était possible de créer des tableaux et graphiques plus visuels sur Excel avec MyReport Builder, il admet que cela demandait beaucoup de temps et de retraitement.

Mise en place de l'extension MyReport x Divalto Comptabilité

A l’occasion d’une journée clients organisée par le Groupe Univerp, le Groupe Boutin exprime son besoin : disposer d’un reporting synthétique et visuel, capable de refléter en un coup d’œil les indicateurs clés des entités du Groupe. Séduit par la démonstration sur la data visualisation MyReport, Denis Deloffre envisage alors d’enrichir l’outil déjà en place grâce à l’extension MyReport x Divalto Comptabilité.

La mise en place de l’extension se déroule rapidement. « Les bases de données existaient déjà, la migration de l’ERP Divalto avait été faite un an plus tôt, donc techniquement ça a été rapide à mettre en place », se souvient Denis. Il s’agissait surtout de relier les données entre elles et d’activer la nouvelle brique fonctionnelle sur la data visualisation.

Une session de formation est organisée en parallèle pour les collaborateurs concernés, afin de faciliter la prise en main de l’outil. « On a été accompagnés pas à pas. La connexion s’est faite assez vite, les échanges ont été fluides à chaque fois, avec des équipes à l’écoute. On a aussi apprécié les efforts de vulgarisation » insiste le RAF, soulignant les différences de niveau en informatique par les équipes en interne et la nécessité de traduire les éléments plus techniques pour une meilleure compréhension.

Si l’outil a été opérationnel très vite, le vrai défi était surtout l’appropriation de l’outil par les équipes et son intégration progressive au quotidien. « On s'est vite rendu compte que si on laissait passer le temps et qu'on ne l'utilisait pas, on perdait la pratique. Donc on a mis un peu de temps à réussir à rentrer l’outil dans notre quotidien », reconnait Denis Deloffre. 

Aujourd’hui, l’extension est utilisée par trois collaborateurs issus de services différents (RH & administratif, commerce, prestations mobiles) en licence manager. D’autres utilisateurs disposent d’un accès visiteur leur permettant de consulter les tableaux de bord depuis leur navigateur.

Des bénéfices concrets pour le Groupe Boutin

L’intérêt majeur de cette extension entre MyReport et Divalto Comptabilité réside dans sa capacité à transformer des colonnes de chiffres en représentations graphiques lisibles et impactantes (camemberts, histogrammes, variations, couleurs…). 

La data visualisation parle à tout le monde, de manière beaucoup plus évidente que des colonnes de chiffres ou des tableaux.

Concrètement, l’extension a immédiatement apporté aux équipes du Groupe Boutin des tableaux de bord pré-conçus, interactifs, prêts à l’emploi et accessibles depuis un simple navigateur. Les données comptables de l’ERP sont ainsi transformées en indicateurs clés visuels et dynamiques, personnalisables si besoin.

​• Visualisation synthétique et claire des données

Les informations, auparavant dispersées sur plusieurs fichiers et onglets, sont désormais regroupées dans des tableaux de bord interactifs et visuels. Les équipes disposent d’une vue consolidée, adaptée au type de réunion (prévisionnel, suivi d’activité, etc.) et consultable en temps réel.

« Avant, il fallait trois feuilles pour suivre les prestations mobiles, les bouteilles neuves et l’activité lavage. Désormais, tout est regroupé sur une même feuille et on peut les mettre en vis-à-vis pour comparer. Les évolutions sont synthétiques et le détail de chaque activité peut être affiché ou masqué selon les besoins ».

• Gain de temps dans la création des tableaux de bord

Grâce à la connexion entre MyReport et Divalto Comptabilité, la création de nouveaux tableaux de bord est devenue beaucoup plus rapide et flexible. Les équipes peuvent désormais répondre aux nouvelles demandes de reporting, sans repartir de zéro et multiplier les extractions.

Avant quand on nous demandait un nouveau tableau, il fallait réfléchir à comment le construire et aller chercher les informations dans plusieurs logiciels. Aujourd’hui, tout est déjà dans l’outil : on met les données en vis-à-vis et en dix minutes c’est prêt.

• Analyse plus efficiente et pertinente

Tout le temps qu’on ne passe pas à créer les reporting sert à analyser la donnée.

Les indicateurs clés de pilotage (marge brute, BFR, chiffre d’affaires, masse salariale, etc.) descendent directement de Divalto et sont disponibles immédiatement, avec la possibilité d’aller du global au détail en un clic.

« C’est vraiment un outil qui est fait pour travailler. On suit tous les KPI qui nous aident à piloter l’entreprise ».

L’analytique en comptabilité permet par exemple de comparer les exercices à date : savoir si l’entreprise est en retard ou en avance, en termes de volumes, comme en chiffres d’affaires. « Cela nous permet d’évaluer où on en est, s’il y a des correctifs à apporter et de quelle nature, des choses qui nous permettent d’avancer plus vite ». Avant, ce type d’analyse était réalisée tous les deux ou trois mois, faute de temps pour collecter, consolider et vérifier les données.

• Fiabilité des données

Les indicateurs consolidés dans MyReport sont directement issus de l’ERP Divalto, ce qui limite les risques d’erreurs de saisie et garantit leur fiabilité.

« Début 2025, on a eu la validation de notre expert-comptable que les indicateurs qu’on avait étaient bien pertinents et calculés selon la norme comptable ». Un gage de confiance pour l’ensemble des équipes : « Globalement, sur tous les indicateurs, on est raccord, donc on sait que c’est fiable ».

• Meilleur partage d'informations

L’outil facilite la diffusion des informations aussi bien en interne (réunions de direction, COPIL, CSE) qu’en externe (banques, fournisseurs, prestataires). 

Grâce au module Messenger de MyReport, les destinataires reçoivent de manière automatisée un lien de visualisation leur donnant accès à des documents toujours à jour, sans avoir à rechercher une pièce jointe dans une longue suite de mails.

« Du coup, eux aussi ils sont contents, ils n’ont plus à se dire : ah oui il m’avait envoyé un tableau, je ne sais plus où il est », illustre Denis Deloffre.

Un exemple concret concerne un fournisseur de bouteilles : « Il nous envoie 45 factures par mois. On échange directement via l’outil, il accède à la liste et voit les informations en temps réel ». Une approche qui soulage le suivi ADV des deux côtés. Denis Deloffre nuance toutefois : « On limite ces envois automatiques pour garder une dimension humaine dans les échanges ».

• Appropriation des données par les équipes

« Avant, on leur fournissait des données qu’ils survolaient. Ils ne voulaient pas rentrer dedans car c’était un peu rebutant de voir pleins de chiffres sur une feuille ».

A présent, avec la data visualisation, la donnée est vue par les collaborateurs en amont des réunions. Le jour J, les discussions sont donc plus dynamiques et orientées vers l’action. « Avant ils avaient tous la tête baissée sur leurs feuilles à essayer de comprendre. Aujourd’hui, ils sont proactifs : j’ai vu tel indicateur, est-ce qu’on ne pourrait pas faire comme ça ? » illustre Denis Deloffre.

C'est vraiment un outil de pilotage.

• Moins d'impressions et plus de vidéo projection

La vidéo projection des tableaux de bord MyReport remplace les impressions multiples. Les données sont partagées à l’écran, comparées, ce qui favorise la lisibilité et la discussion collective. 

« Ça parle à tout le monde et personne n’a plus de document imprimé sous les yeux ».