La transformation digitale des entreprises touche l’ensemble des organisations, quels que soient leur secteur d’activité et leur taille. Non loin de n’être réservée qu’aux grands groupes, aux start-ups et au secteur Tech, la digitalisation des processus de l’activité permet à l’ensemble des entreprises de faire évoluer leur stratégie en prenant le virage du numérique pour rester compétitives dans un environnement en perpétuel mouvement, mais surtout de plus en plus informatisé.
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Voici les 6 étapes à suivre pour opérer une transformation digitale fluide :
1. Démarrez votre processus de réflexion stratégique
Comme le dit si bien le dicton, « rien ne sert de courir, il faut partir à point ». Nous avons parfois tendance à nous précipiter sans prendre le temps de nous poser les bonnes questions.
Afin de mener à bien un projet de digitalisation, il est indispensable pour les entreprises d’initier leur transformation digitale par une réflexion stratégique approfondie. Avant de vous lancer tête bêche dans l’implémentation de technologies, prenez le temps de comprendre votre environnement.
Analysez vos processus actuels, explorez les tendances du marché et étudiez la concurrence afin de déterminer où sont vos forces et vos faiblesses. Identifiez clairement vos objectifs commerciaux à court, moyen et long terme pour guider vos décisions stratégiques. Listez également vos besoins et vos attentes ainsi que vos contraintes métiers.
Voici quelques questions à considérer qui pourraient vous guider dans cette réflexion :
- Quels sont mes processus actuels (de la commande client à la facturation) ?
- Quels sont les processus internes qui pourraient être améliorés ou automatisés grâce aux technologies numériques ?
- Quelles sont les compétences numériques dont mon équipe a besoin pour réussir dans ce changement ?
- Quels sont les investissements nécessaires en termes de technologies, de formations et de ressources humaines ?
- Comment pouvons-nous assurer une gestion efficace du changement pour que toute l'organisation adhère à cette transformation ?
- Quelles sont les opportunités émergentes dans notre secteur ou marché grâce aux avancées technologiques ?
Cette première étape de réflexion stratégique est cruciale pour établir les bases solides d’une transformation digitale réussie.
2. Misez sur la collaboration en interne et impliquez vos collaborateurs
La digitalisation des processus d’une entreprise entraine un certain nombre de changements aussi bien sur le plan structurel qu’humain. Il est alors fondamental d’impliquer dès le début les collaborateurs pour assurer le succès de la mise en œuvre de votre projet.
La transformation digitale bouleverse les pratiques et les habitudes établies. Cette modification de fonctionnement peut susciter chez les individus de l’incertitude et une peur de l’inconnu. De plus, l’utilisation de nouveaux outils peut être perçue comme une perte de contrôle sur les missions habituelles. Ces facteurs sont fréquemment à l’origine d’une résistance au changement et peuvent entraver la réussite du projet, entraînant ainsi des conséquences directes sur votre activité.
Constituer une équipe projet diversifiée, impliquant toutes les parties prenantes et pas seulement la direction et le département IT, est indispensable. L’implication des collaborateurs dans ce genre de projet est trop souvent sous-estimée alors qu’elle permet d’accueillir le changement beaucoup plus facilement. Cette démarche favorise la compréhension de la stratégie et de ses enjeux, ainsi que le sentiment d’appartenance à l’entreprise.
L’implication et la participation de vos collaborateurs dans le projet jouent un rôle central dans sa réussite ; c’est un facteur clé de succès. En effet, les collaborateurs impliqués deviennent vos « champions » et privilégient une adoption fluide de la solution informatique en interne. Ils peuvent également apporter des perspectives et des idées pour optimiser la mise en œuvre du projet.
3. Définissez vos objectifs
Il est important de garder à l’esprit que c’est votre entreprise qui doit piloter le digital et non le contraire. Les technologies que vous mettez en place ne sont que des moyens d’atteindre votre stratégie. La création de valeur doit toujours rester le point central de votre démarche.
Aussi, la direction a un rôle majeur à jouer dans la transformation digitale des processus. Si elle n’est pas convaincue par ce changement, il sera alors forcément compliqué d’instaurer une vision claire.
Pour fixer le cap de manière efficace, commencez par définir votre vision et vos objectifs à long terme.
- Quelle est la mission fondamentale de votre entreprise ?
- Quels sont les principaux défis que vous cherchez à relever ?
- Quels sont les résultats tangibles que vous visez dans 5 ans ou 10 ans
Traduisez cette vision en une stratégie digitale cohérente en identifiant les domaines, les processus et les technologies informatiques associées qui pourraient apporter une réelle valeur ajoutée à votre entreprise et contribuer ainsi à la réalisation de vos objectifs.
Que ce soit dans l'amélioration de l'expérience client, l'optimisation des processus internes, le développement de nouveaux produits ou services, ou encore la création de nouveaux modèles économiques, chaque initiative digitale doit être alignée sur votre vision stratégique globale.
Il est également essentiel de mettre en place des indicateurs de performance clairs et mesurables pour évaluer le succès de votre transformation digitale.
- Quels sont les indicateurs clés de performance (ou aussi appelé Key Performance Indicator ; KPI en anglais) les plus pertinents pour suivre votre progression ?
- Comment allez-vous mesurer l'impact des initiatives digitales sur vos résultats financiers, votre satisfaction client, votre productivité ou votre compétitivité sur le marché ?
En résumé, fixer le cap dans votre transformation digitale implique de :
- Définir une vision claire
- Traduire cette vision en une stratégie digitale cohérente
- Définir des KPIs pour mesurer votre progression
- Rester agile face aux évolutions du marché
4. Mettez en place votre projet étape par étape
La hâte n'est pas la clé du succès, mais la précision l'est. En effet, il est important d’implémenter votre projet étape par étape et de définir vos priorités en se posant toujours la question : comment fait-on pour créer de la valeur ?
3 chantiers prioritaires peuvent être identifiés et mis en avant :
- Remettre son client au cœur de l’entreprise
- Rendre son organisation plus agile
- S’appuyer sur des partenaires comme accélérateurs de sa propre transformation
Un 4ᵉ chantier transversal à évoquer est le degré de maturité data de votre entreprise. En fonction de votre niveau, vous pouvez aussi réfléchir à la collecte, l’acquisition, la valorisation et à l’utilisation de vos données pour orienter votre processus décisionnel.
5. Déployez les solutions digitales adaptées à vos besoins
Une fois votre diagnostic réalisé, vous pouvez réfléchir aux technologies qui vont venir répondre à vos besoins.
Progiciel de gestion intégré, logiciel de gestion, outil de gestion de ressources, logiciel de reporting, cloud, stockage et ainsi de suite, vous disposez d’un large choix de solutions disponibles sur le marché ! Le tout est de choisir les solutions qui correspondront le plus à vos attentes et contraintes métiers.
Analyse des besoins
Vous avez fait un audit de vos processus actuels, vous avez une désignée une équipe projet ; votre diagnostic est posé. Il est maintenant temps de choisir une solution adaptée à vos besoins. Un cahier des charges est alors constitué.
Degré de personnalisation
En fonction de vos problématiques, il se peut que du développement soit nécessaire sur les solutions informatiques. Il est important de s’assurer que votre prestataire puisse répondre à cette demande
Connectivité
Un des critères majeurs à prendre en considération est l’interopérabilité des systèmes. Si vous recourez à plusieurs outils, il est fondamental de s’assurer qu’il soit possible de les connecter entre eux.
Support et accompagnement dédié
loin de n’être qu’un simple projet IT, la digitalisation d’une entreprise engendre un certain nombre de changements tant d’un point de vue organisationnel qu’humain. Travailler avec un prestataire compétent et disponible est un facteur clé de succès pour la mise en place réussite du projet
Accessibilité
Une interface utilisateur intuitive et simple d’utilisation simplifie l’adoption de la nouvelle technologie par l’équipe. Il est essentiel de veiller à ce que le logiciel offre une expérience utilisateur positive.
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6. Faites un 1er bilan
La transformation digitale ne se limite pas au remplacement d’une ancienne technologie par une nouvelle, c’est un travail de long terme. Il est alors nécessaire de tester la solution. Il est très probable que vous ayez besoin de l’ajuster. Prenez le temps de faire un bilan de l’installation et tirez-en les apprentissages nécessaires pour faire évoluer la solution.
Après la mise en place d’un ERP (Enterprise Resource Planning), il est nécessaire de réaliser une évaluation de son fonctionnement et de son impact sur les opérations et activités de l’entreprise. Plusieurs critères tels que l’efficacité, l’adaptation des employés à cette nouvelle technologie ainsi que la satisfaction des parties prenantes (clients, fournisseurs, etc.) sont à prendre en compte. L’évaluation de ces éléments permet d’identifier les points forts et les faiblesses de l’ERP. De là, il est alors possible d’apporter des ajustements afin d’optimiser l’utilisation de la solution et d’en maximiser ses bénéfices.
Attention, une évaluation initiale n’est pas suffisante. Il est important de noter qu’une réévaluation fréquente est importante pour s’assurer que l’ERP réponde toujours aux attentes des utilisateurs.
Conclusion
La transformation digitale est un processus continu et évolutif. Restez agile et prêt à ajuster votre stratégie en fonction des changements de votre environnement, des nouvelles opportunités qui se présentent, et des retours d'expérience que vous accumulez au fil du temps.
