Digitaliser est un terme quand l’on entend sans cesse - et pour cause : nous vivons dans l’ère de la digitalisation. Automatiser nos processus de gestion n’est plus une option, mais une nécessité pour rester compétitif sur un marché en constante évolution. Cette transition numérique est également cruciale pour nous aider à répondre aux nouvelles réglementations en cours ou à venir comme la dématérialisation des factures.
Mais décider de digitaliser est une première étape. Reste à savoir comment, avec quoi, avec qui et quand. En effet, le changement des pratiques induit par la digitalisation de certaines tâches entraine des transformations structurelles et organisationnelles au sein de l’entreprise. Il est donc indispensable de définir une stratégie claire ainsi que des objectifs précis.
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La digitalisation des processus de gestion des entreprises entraine l’émergence d’un nombre incalculable de solutions de gestion, chacune proposant un éventail de fonctionnalités. Face à cette multitude de propositions, Il est bien souvent difficile de s’y retrouver, surtout sans expertise technique ni le temps nécessaire pour effectuer un benchmark approfondi. Selon une étude récente, les entreprises déploient en moyenne 89 applications différentes (ce chiffre peut grimper jusqu’à 187 pour les grandes entreprises), dont 30 % font double emploi ou n’apportent aucune valeur ajoutée¹.
Au final, vous multipliez le nombre d’outils et le nombre de problématiques qui vont avec. C’est ce qu’on appelle le software sprawl (étalement de solutions informatiques en français). Vous vous retrouvez ainsi avec un logiciel pour la facturation, un CRM en ligne pour gérer vos prospects, un outil dédié à vos campagnes marketing, une plateforme comme Prestashop pour votre boutique en ligne, et des solutions RH séparées pour vos collaborateurs. Une dispersion qui complique la gestion au lieu de la simplifier.
On dit généralement qu’il ne faut pas mettre tous ses œufs dans le même panier, mais dans ce cas précis, l’intégration de vos outils au sein d’une solution unique et évolutive pourrait bien être la clé de la réussite.
Qui dit multiplication d’outils dit multiplication des coûts
Coûts directs :
- Coûts des licences : chaque logiciel entraîne des abonnements, fréquemment facturés par utilisateur, des frais de mise en service, et parfois des contrats d’heures pour l’assistance ou les mises à jour.
- Coûts d’implémentation et d’intégration : chaque logiciel de gestion nécessite un audit, une installation, une formation et un suivi. En multipliant le nombre de logiciels utilisés, ces frais s’accumulent rapidement.
Coûts indirects :
- Baisse d’efficacité : la multiplication d’outils peut entrainer des lenteurs et une baisse de la productivité. En effet, l’utilisation de plusieurs logiciels alourdit le travail des équipes. Le silo d’information est tel que les données sont bien souvent ressaisies plusieurs fois. Vos équipes doivent passer d’un outil à un autre en fonction de l’activité. En outre, certaines solutions peuvent ne pas évoluer au même rythme, limitant votre capacité à vous adapter rapidement aux changements technologiques.
- Formations multiples : l’utilisation d’outils hétérogènes impose de former vos collaborateurs à chaque nouvel environnement, ce qui accroît la complexité et mobilise davantage de ressources.
La fiabilité de vos données mise à mal par la dispersion
La multiplication d’outils informatiques peut engendrer des problématiques de clarté et de fiabilité des données. En effet, assurer une cohérence entre différents systèmes peut s’avérer complexe.
L’utilisation de divers logiciels vous fait accumuler vos données opérationnelles dans plusieurs solutions de gestion. Le problème ? Elles ne sont bien souvent pas interconnectées les unes les autres. Cela crée alors des silos d’information et complique significativement le travail collaboratif entre vos services.
La non-centralisation de vos données de gestion empêche l’homogénéisation de vos processus. Elle crée ainsi une incohérence entre les différentes données qui sont issues de plusieurs sources. Le cloisonnement complique la vision globale des données et il est donc plus compliqué de piloter efficacement son activité. Une vision micro est possible par service, mais une vision macro, c’est-à-dire à l’échelle de l’entreprise, est-elle, très compliquée. Il est alors difficile de piloter efficacement votre activité dans sa globalité.
Un outil = un intégrateur, 10 outils = 10 intégrateurs
La multiplication des outils de gestion entraîne inévitablement une augmentation du nombre de prestataires et peut vite devenir un casse-tête. En effet, chaque outil a son propre intégrateur, ce qui signifie multiplier les interlocuteurs, les méthodologies et les approches. Cette complexité peut entraîner des incohérences, des pertes de temps et une difficulté accrue à coordonner les efforts pour atteindre vos objectifs stratégiques.
Chaque intégrateur possède ses propres spécificités et n’aura pas forcément une vision générale de votre entreprise. Cette fragmentation complique donc la coordination et freine l’efficacité, car aucun prestataire ne dispose d’une vision globale des besoins et des enjeux spécifiques à votre entreprise.
En centralisant vos outils, vous simplifiez non seulement vos interactions, mais vous assurez aussi une meilleure cohérence stratégique. Vous collaborez avec un intégrateur unique, qui comprend vos besoins et s’aligne sur vos objectifs.
Pourquoi faire compliqué quand on peut faire simple ?
Misez sur un ERP adapté à votre entreprise
L’ERP peut encore faire peur à certaines PME « ce n’est pas pour nous », « on est trop petit ». Ainsi, le niveau d’adoption de ces solutions reste encore assez faible chez les TPE-PME. En effet, selon les derniers chiffres du baromètre France Num 2024, seulement 24% des TPE-PME ont installé un ERP au sein de leur entreprise. Pourtant, contrairement aux idées reçues, cet outil n’est pas réservé aux grandes entreprises. Des solutions comme Odoo, avec leur modularité et leur accessibilité, sont particulièrement adaptées pour accompagner ces structures dans leur digitalisation.
Odoo : une plateforme tout-en-un qui vous permet de gérer l’ensemble de votre activité
Odoo est un ERP Belge créé en 2005. Il compte aujourd’hui plus de 12 millions d’utilisateurs dans le monde. Sa simplicité d’utilisation et son ergonomie font de lui un outil intuitif et collaboratif.
Une solution flexible et personnalisable en fonction de vos besoins et de votre activité.
Une seule et même base de données qui centralise l’information. Plus besoin de saisir vos données dans de multiples outils, la plateforme Odoo vous permet l’homogénéisation de vos process et vous assure une plus grande fiabilité des données.
La plateforme a été conçue pour faciliter le travail quotidien de milliers d'entreprises, qu'elles soient petites ou grandes. La solution est intuitive et ergonomique, ce qui rend facile la prise en main et l'adoption de l'outil.
Vous construisez votre solution de gestion en fonction de vos besoins. Un peu comme un menu à la carte, il vous suffit de vous rendre dans la bibliothèque d’apps et de télécharger les modules dont vous avez besoin.
Ainsi, vous gagnez en efficacité et vous optimisez le pilotage de votre entreprise en prenant des décisions éclairées.
1. https://www.ninjaone.com/fr/blog/comment-faire-face-a-la-proliferation-des-logiciels/
