Entreprise familiale crée en 1921, Maison Parsat est un négociant en vin, spécialisé dans le conditionnement de vin en Bag-in Box. Basée à Eymet (Dordogne), l’entreprise se transmet de génération en génération et est aujourd’hui dirigée par les frères Jean-Marc et Pierre Parsat.
Le Bag-in-Box ou BiB, est un mode de conditionnement qui consiste à placer le vin dans une poche sous vide à l'intérieur d'une boîte en carton. Cette poche est équipée d'un robinet étanche permettant une ouverture et une fermeture hermétique et favorisant ainsi une conservation optimale du vin.
En tant que négociant, Maison Parsat achète des vins français et étrangers, les conditionne puis les commercialise aux Grandes et Moyennes Surfaces (GMS) et aux Cafés-Hôtels-Restaurants (CHR) via les centrales de distribution comme Métro et France Boissons.
En quelques chiffres clés, Maison Parsat c’est :
Un savoir-faire depuis 1921
Une PME de 35 personnes, 17 utilisateurs Divalto
Un
site de production à Eymet (Dordogne) avec 6 lignes de conditionnement en
Bag-in Box
2
entrepôts extérieurs pour le stockage de matières sèches
Cliente du Groupe Univerp depuis 2020, Maison Parsat utilise l’ERP (Enterprise Resource Planning) Divalto pour la gestion de son activité.
Jean-Louis Dessalles, directeur général de Maison Parsat, partage avec nous son retour d’expérience sur l’ERP.
On utilise Divalto sur les modules commerce, logistique, ventes, comptabilité, la production et depuis la version 10.5 on a aussi mis les achats en place
Contexte
En 2005, Maison Parsat décide de s’équiper d’un progiciel de gestion intégré (ERP) et opte pour Divalto, ERP français édité par la société Divalto. La volonté de l’entreprise est alors d’« adapter l’outil » à leur méthode de travail existante afin de ne pas perturber les habitudes des collaborateurs et répondre aux besoins spécifiques du secteur viticole. « On a foncé droit dans un schéma de développement spécifique qu’on a poursuivi pendant des années, ce qui a généré des développements conséquents » ajoute Jean-Louis Dessalles.
En près de 20 ans d’utilisation, Maison Parsat a connu plusieurs évolutions (« migrations ») majeures de l’ERP, la plus récente remontant à 2023 avec l’installation de Divalto Infinity 10.5.
L’ERP occupe aujourd’hui une place centrale dans la gestion de l’entreprise, couvrant plusieurs aspects de son activité. « On utilise Divalto sur les modules commerce, logistique, ventes, comptabilité, la production et depuis la version 10.5 on a aussi mis les achats en place ». L’ERP est également interfacé avec d’autres outils du système d’information de l’entreprise, tels que le logiciel de gestion d’entrepôt (WMS), le logiciel de régie et l’EDI (Echange de Données Informatisées) pour l’échange électronique et automatisé de documents.
Reprise de compte par le Groupe Univerp
En 2019, les équipes du Groupe Univerp sont approchées afin de reprendre l’intégration de Divalto au sein de Maison Parsat. En effet, les défis engendrés par les nombreux développements spécifiques et les difficultés liées à la compréhension d’un langage technique ont conduit Maison Parsat à entreprendre un changement stratégique. Cela marque le début d’une phase d’analyse qui aboutira à la remodélisation de l’ERP et à la mise en place d’une nouvelle migration, avec l’installation de Divalto Infinity 10.5 en 2023.
Dates clés
2019 : reprise de compte par le Groupe Univerp – Analyse des besoins
2021 : réunion de cadrage, définition du cahier des charges
2022 : remise de l’analyse et montage du projet
2023 : mise en place de la V 10.5
La migration vers la version 10.5 a été accompagnée par la volonté de la direction « d’impliquer les collaborateurs » en adoptant la méthode agile. Cette approche, suggérée par les équipes du Groupe Univerp, vise à impliquer activement les collaborateurs dans le déploiement de l’outil afin d’en faciliter sa prise en main. En amont de la migration, un travail préparatoire est alors effectué auprès des équipes afin de les encourager à être proactifs.
A l’initiative de Jean-Louis Dessalles, les équipes de Maison Parsat décident de mettre de côté tous les développements spécifiques afin d’adapter leur « mode d’utilisation de l’outil à son standard ».
« On est passé
de 190 surcharges*, à environ 50 aujourd’hui » ajoute Jean-Louis
Dessalles, simplifiant ainsi les
processus et optimisant l’utilisation de l’ERP Divalto.
* surcharges = développements spécifiques.
Comme le souligne, Jean-Louis Dessalles, ce changement d’approche par rapport à la précédente migration leur a permis de gagner en efficacité et en performance. « Cela nous a permis d’éliminer peu à peu les usines à gaz ».
Méthodologie
La méthodologie adoptée a joué un rôle crucial dans la mise en œuvre de cette nouvelle migration.
Dès la phase de cadrage, les collaborateurs sont impliqués et audités par les équipes du Groupe Univerp. Des équipes projet sont constituées de part et d’autre et des réunions hebdomadaires entre les consultants du Groupe Univerp et l’équipe projet de Maison Parsat sont instaurées afin d’assurer un suivi régulier du projet et garantir une bonne circulation de l’information. Une méthodologie particulièrement appréciée par Jean-Louis Dessalles qui relève la qualité des échanges avec l’ensemble des équipes.
On arrive à se comprendre lors des échanges, et je tiens à le souligner car c'est essentiel pour le bon déroulement du déploiement de l’outil
En somme, cette migration importante de l'ERP a été rendue possible grâce à une organisation rigoureuse et à l'engagement de toutes les parties prenantes. « Je voulais quand même insister et mettre en avant la qualité de l’assistance et du suivi du projet du côté du Groupe Univerp » ajoute Jean-Louis Dessalles. Cette collaboration efficace a favorisé la bonne compréhension des besoins de chacun et a conduit à la bonne mise en œuvre de la migration.
« On a eu des gains substantiels sur le temps imparti à la migration » reconnait Jean-Louis Dessalles.
Bénéfices
De manière générale, la remodélisation de l’ERP, combinée à la mise en place de la version Divalto Infinity 10.5, ont contribué à simplifier les processus opérationnels de l’entreprise et permis aux équipes de gagner en efficacité. « On a généré de grosses améliorations avec la version 10 » admet Jean-Louis Dessalles.
Gain de temps et une meilleure gestion de l'activité
L’un des points importants soulignés par Jean-Louis Dessalles est la mise en place des tarifs et la mise à jour des maquettes de tarifs dans Divalto.
Avant, ma collègue passait beaucoup de temps pour l’actualisation des tarifs alors qu’aujourd’hui le temps consacré est minime et surtout plus sécurisé
Ce gain de temps significatif est rendu possible par la « hiérarchisation des clients et des centrales » dans Divalto. Comme l’explique Jean-Louis Dessalles, les clients de Maison Parsat sont rattachés à une centrale d’achat. Le tarif général et les accords commerciaux sont dupliqués de la centrale vers les sous-centrales ou magasins. Avant le paramétrage des tarifs dans Divalto, « on avait un tarif général pour la centrale et après il fallait ressaisir les tarifs et remises sur l’ensemble des magasins. A présent, les clients récupèrent le tarif de la centrale et il n’y a pas besoin de ressaisir manuellement les tarifs pour chaque centrale. Quand vous avez 40 produits, 16 centrales et plusieurs accords en cascade, c’est un gain de temps non négligeable ».
Le déroulé du flux depuis la commande jusqu’à la facturation est également optimisé grâce à la bonne circulation des informations.
Une fois le paramétrage effectué, les informations sont fluides et circulent d’un point à un autre. L’ADV est alors moins contraignante
Une extraction des données optimisée
Les échanges étroits entre les collaborateurs de Maison Parsat et les consultants du Groupe Univerp ont également contribué à améliorer significativement le processus d’extraction des données de Divalto vers les fichiers plats de type Excel. « Les exports Excel, ce n’était pas quelque chose qui était dans nos gênes » reconnait Jean-Louis Dessalles. « On recopiait dans un fichier Excel des chiffres contenus dans des états extraits sous un format PDF ou équivalent ». Cette méthode d’extraction manuelle était non seulement chronophage pour les équipes mais les exposait également à des erreurs de saisie.
Paramétrage sur-mesure des achats et de marchés
L’une des fonctionnalités les plus bénéfiques pour l’entreprise et implémentée lors de l’installation de Divalto Infinity 10.5, porte sur le paramétrage des marchés et des achats. Jean-Louis Dessalles émet toutefois quelques réserves quant à son utilisation actuelle. Il souligne en effet des difficultés à l’exploiter de manière régulière et estime qu’il faudra encore du temps et quelques ajustements pour en maitriser tous les aspects.
En définitive, si Jean-Louis Dessalles devait décrire l’ERP Divalto en 3 mots il choisirait :
Ergonomique : pour la facilité à trouver rapidement les
informations dans l’ERP grâce aux différents menus et affichages.
Fiabilité des données
Perfectible :
pour répondre
davantage aux spécificités du monde du vin.
Et la suite ?
Après plusieurs migrations majeures de l’ERP Divalto, les équipes de Maison Parsat cherchent aujourd’hui à devenir plus autonomes et efficients sur le module achats avant d’éventuellement intégrer le module qualité. L’entreprise s’apprête également à déployer le logiciel de Business Intelligence MyReport, édité par la société MyReport et intégré par UVBI, filiale du Groupe Univerp. Jean-Louis Dessalles espère ainsi pouvoir exploiter pleinement les données comptables et commerciales de l’entreprise afin de générer des indicateurs clés de performance (KPI) à partager aux collaborateurs. Cette approche devrait permettre à l’entreprise de mieux évaluer ses performances et prendre des décisions plus éclairées.
