Entreprise familiale créée il y a plus de 30 ans, La Sablaise est une conserverie artisanale basée à Olonne sur mer (Vendée). Spécialisée dans les produits de la mer, elle propose une large gamme de produits (soupes de poissons, rillettes, marinades, etc.) et leur accompagnement (beurre blanc, beurre citron, mayonnaise, etc.).
Les produits de la conserverie sont distribués essentiellement dans les Grandes et Moyennes Surfaces (GMS) et les réseaux bio spécialisés tels que Biocoop et la Vie Claire. La société propose également de la vente en ligne sur son site marchand www.lasablaise.fr.
En 2018, La Sablaise consolide son ancrage territorial autour des produits de la mer en s’associant à la conserverie familiale de l’Ile d’Yeu, spécialisée dans la fumaison artisanale des poissons sauvages. Rattachés à la même entité, ces deux établissements conservent leurs activités respectives mais collaborent sur de nombreux projets.
Cliente du Groupe Univerp depuis 2006, La Sablaise a mis en place l’ERP (Enterprise Resource Planning) Divalto sur ces deux sites de production.
En quelques chiffres clés, La Sablaise c’est :
Un savoir-faire depuis 1990
Une PME d’une quarantaine de personnes (uniquement La Sablaise)
Deux sites de production : Conserverie La
Sablaise (Olonne sur Mer) et Conserverie Ile d’Yeu (Ile d’Yeu)
Un chiffre d’affaires de 7,5 M € en 2023
400 – 500 références produits
Nicolas Massé, directeur de production au sein de La Sablaise, partage avec nous son retour d’expérience sur l’ERP.
Contexte
Avant la mise en place de l’ERP Divalto, La Sablaise utilisait un logiciel de comptabilité et une base de données Access pour la gestion de la production. Si de prime abord, ce système semblait convenir, notamment pour la facturation, Nicolas Massé soulignait néanmoins quelques limites en ce qui concerne la traçabilité. « Aujourd’hui dans l’agroalimentaire, on a un axe très important qui est la traçabilité. Auparavant, c’était beaucoup plus complexe à gérer ; c’était un travail de Titan pour pouvoir retracer le produit et être sûr que tout soit conforme ».
Par ailleurs, la saisie manuelle des données dans Access était fastidieuse et occasionnait un certain nombre de ralentissements sur le serveur. En effet, il est important de noter que La Sablaise a plus de 400 références articles. Chaque référence comporte environ une dizaine de produits et tout était rentré manuellement.
Pour faire face à ces problématiques, La Sablaise prend alors la décision d’investir dans le numérique ; "pallier aujourd’hui indispensable à l’évolution de l’entreprise".
La conserverie a choisi de recourir à un progiciel de gestion intégré (ERP) afin de centraliser toute son activité dans un et seul même outil. Leur choix se porte sur l’ERP Divalto ; progiciel de gestion intégré français édité par la société Divalto et intégré par Différence Informatique ; filiale du Groupe Univerp.
Mise en place du logiciel
Une installation par étapes
La mise en place de l’ERP Divalto s’est faite progressivement avec dans un premier temps l’intégration de la comptabilité, les ventes et les achats dès 2009. Le module dédié à la production sera intégré quant à lui en 2012, sous la supervision de Nicolas Massé.
Comme le souligne le directeur de production, l’intégration du module production de Divalto a demandé du temps en raison d’une base d’articles assez conséquente. Comme il explique, « il y avait beaucoup d’articles à créer, puis il a fallu saisir toutes les nomenclatures de chaque produit et de chaque recette jusqu’au produit fini ». Au total, ce ne sont pas moins de 400 références qui ont été intégrées à l’ERP Divalto.
Des fonctionnalités adaptées au secteur de l’agro-alimentaire
La préparation de commandes sur terminaux
mobiles (tablettes et douchettes code-barre)
L’Echange de données informatisées (EDI) pour
les transporteurs, les commandes, la facturation et l’administration des
ventes.
La gestion dématérialisée de la documentation (bibliothèques
produits, fiches techniques, etc.)
L’édition et impression d’étiquettes colis, en partenariat
avec le logiciel d’étiquetage NiceLabel.
Bénéfices
La mise en place de l’ERP Divalto a permis à la conserverie artisanale La Sablaise d’optimiser son efficacité opérationnelle ainsi que le pilotage de son activité.
Gain de temps et meilleure traçabilité
L’automatisation et l’informatisation des processus, notamment par l’intégration des commandes en EDI (Echange de données informatisées), permet aux équipes de production de réduire considérablement les temps de traitement des commandes et de gagner en productivité. « Une commande qui est intégrée en EDI, c’est du temps en moins à saisir ». En effet, dans le cadre de l’EDI, la saisie des documents est automatisée. Les préparateurs n’ont plus qu’à vérifier l’exactitude des informations saisies avant de valider la commande.
Intégrer 10 commandes en EDI nous prend 10 minutes, contre 30 à 45 min en saisie manuelle.
Une fois la commande validée, le bon de livraison est automatiquement envoyé au prestataire, sans retraitement manuel.
Par ailleurs, la préparation des commandes sur douchettes (lecteurs code-barre) limite considérablement les erreurs de saisie et permet à La Sablaise d’optimiser sa traçabilité.
On n’a plus besoin de ressaisir manuellement le numéro de lot, on est donc plus fiables et on a une meilleure traçabilité des produits.
Maitrise des coûts
L’ERP Divalto offre aux équipes de production une meilleure visibilité sur leurs coûts de production, leur permettant ainsi d’ajuster rapidement leur politique tarifaire. « Aujourd’hui on est capable de ressortir en un clic les coûts de revient de chaque production, et, pour chaque production et chaque type de produit, le coût de main d’œuvre moyen par typologie de produit ». Cette maitrise des coûts permet à La Sablaise d’avoir une approche plus complète et précise, notamment lorsque l’entreprise souhaite faire des réajustements tarifaires ou bien des propositions commerciales à de nouveaux prospects.
Une maitrise des coûts qui contribue également positivement à la santé financière de l’entreprise puisque comme le souligne Nicolas Massé, « la maitrise des coûts est quelque chose de primordial dans notre secteur d’activité. Plus on a un coût de revient qui est juste, mieux l’entreprise se porte ».
Un suivi client plus précis
La mise en place de l’ERP Divalto offre à La Sablaise la possibilité d’améliorer leur suivi client. L’entreprise bénéficie désormais d’une visibilité sur le chiffre d’affaires généré par chaque client, ainsi que sur le chiffre d’affaires par secteur d’activité. En effet, comme l’explique Nicolas Massé, dans l’agro-alimentaire, un client n’est pas simplement considéré comme tel, mais également comme un acteur au sein d’un secteur d’activité. La connaissance du chiffre d’affaires par secteur permet ainsi à La Sablaise d’analyser l’évolution de chaque secteur d’une année à l’autre et d’ajuster sa politique commerciale en conséquence.
Fiabilité des données
De manière générale, la centralisation des données au sein de l’ERP Divalto permet à la conserverie La Sablaise d’avoir des données uniques, fiables et sécurisées.
Cela se confirme par exemple lors de l’étiquetage des colis. En effet, grâce au code article renseigné dans Divalto, les préparateurs ont désormais accès en temps réel aux données techniques des produits qu’ils doivent étiqueter (marque, forme de l’étiquette, contrat date, colisage, palette, etc.). En plus de faire gagner du temps aux équipes, cette automatisation des processus permet d’éviter les multiples ressaisies, limitant ainsi le risque d’erreurs pour les opérateurs.
La dématérialisation des documents au sein d’une base de données unique simplifie également la mise à jour des informations. Comme l’explique Nicolas Massé, les métiers de l’agro-alimentaire sont soumis à des réglementations en matière de qualité qui évoluent fréquemment. Par conséquent, il est impératif de régulièrement mettre à jour leur documentation. Par exemple, les fiches techniques des produits doivent être actualisées tous les 3 ans. En intégrant ces documents dans la base de données Divalto, La Sablaise est en mesure de savoir quelles fiches techniques sont à mettre à jour et à quel fournisseur elles doivent être demandées. « Cela nous évite de chercher des fichiers multiples dispersés dans différents dossiers pas toujours mis à jour » reconnait Nicolas Massé. Cela évite également de consulter des bibliothèques de produits papier, pas toujours actualisées. « Aujourd’hui, la bibliothèque, c’est Divalto ».
Aujourd’hui, la bibliothèque, c’est Divalto
En définitive, si Nicolas Massé devait décrire l’ERP Divalto en 3 mots il choisirait :
Ergonomique : car l’ERP reste simple
d’utilisation
Intuitif : car on retrouve tout facilement
Malléable : pour la capacité de l’ERP à
être personnalisé en fonctions des besoins et à s’intégrer à d’autres solutions
logicielles.
